Написание хорошего пригласительного деловую встречу письма может занять больше времени, если вы не знаете, с чего начать. Мы собрали несколько советов и примеров пригласительных писем , которые помогут вам.
Ключевые детали
Для начала определите следующие вещи:
Кто? Кто будет присутствовать на встрече или мероприятии? Могут ли участники приглашать других?
Что и почему? Какова цель или причина вашей встречи? Существуют разные причины для рассылки писем с приглашениями на встречу: еженедельное собрание персонала, собеседование по результатам работы между руководителем и сотрудником или рекламная презентация потенциальному клиенту. Где? Какое место является подходящим? Вам нужно забронировать определенное место? Когда? Это может быть установленное время или что-то, что будет обсуждаться далее.
Определившись с этими деталями, вы можете приступить к выбору формата пригласительного письма.
Создайте профессиональную подпись для письма-приглашения
Как написать пригласительное письмо: идеальная структура
Хорошая тема
Это очень важный фактор, который следует учитывать при написании делового приглашения на встречу . Он определит, откроет ли Материал номера телефона Исландии получатель ваше письмо . Включение имени человека в тему письма — очень простой способ повысить вероятность открытия ваших деловых приглашений . Вот несколько примеров тем сообщений-приглашений на встречу.
Вас приглашают: предстоящая встреча по бизнес-стратегии
Присоединяйтесь к нам для ключевого делового обсуждения — забронируйте дату
Приглашение: ежеквартальное совещание по обзору деловой активности
Приглашение на деловую встречу – согласование наших следующих шагов
Давайте сотрудничать: сессия бизнес-планирования
Важно: приглашение на деловую встречу на [Дата]
Запланируйте встречу, чтобы обсудить наши деловые возможности
Приглашение на нашу встречу руководителей
Присоединяйтесь к нашей деловой встрече, чтобы сформировать будущий успех
Запрос на встречу: согласование наших бизнес-целей.
Открытие
Ваши вступительные строки — это первое, что человек увидит в письме. Вот почему эти строки должны привлекать внимание и вести читателя к следующему абзацу.
Начало письма задает тон планирование длинного контента: тема, аудитория и цели голоса и стиль всего письма-приглашения. Вам следует учесть ваши предыдущие отношения с человеком. Это поможет вам понять, следует ли придерживаться строгости и формальности или можно быть немного более неформальным.
Ваши первые строки
Nриглашении на встречу должны соответствовать характеру ваших отношений с получателем. Если приглашение на встречу предназначено европейские лиды для нового контакта или официальной деловой обстановки, сохраняйте профессиональный тон. Однако, если вы обращаетесь к кому-то, с кем вы уже сотрудничали, вы можете выбрать более непринужденный и доступный стиль. Нахождение этого баланса гарантирует, что ваше приглашение будет хорошо связано и заинтересует человека остальной частью вашего сообщения.
электронная почта открытая линия
источник: Наука
Причина вашей деловой встречи
Вы хотите, чтобы ваш партнер по деловой встрече был подготовлен. Упомяните причину или тему вашей встречи. Если вы можете отправить письмо-приглашение на встречу с повесткой дня, включите ее или отправьте в качестве вложения, но не перегружайте их подробным описанием. Вместо этого упомяните темы обсуждения или программу в виде маркированных пунктов.
Короткое письмо-приглашение на встречу идеально подходит для предоставления ровно столько информации, чтобы вызвать интерес, не перегружая получателя. Этот лаконичный подход гарантирует, что ваше приглашение на встречу будет ясным, сфокусированным и легким для восприятия, позволяя вашему партнеру с первого взгляда уловить ключевые моменты.
Укажите время, дату, место и продолжительность
Чтобы убедиться, что ваш партнер по встрече будет в нужном месте в нужное время, включая детали обстановки встречи. Если у вас нет установленного плана, предоставьте приглашенным возможность выбора вместо того, чтобы спрашивать «что лучше всего подходит» для них. Это облегчит им принятие решения и позволит вам получить более быстрый ответ. Если вы встречаетесь со своим начальником или кем-то еще с плотным графиком, вы можете добавить опцию календаря, чтобы позволить им выбрать дату. В этом случае, поскольку вы хотите уважать время человека, также рассмотрите возможность включить время окончания.
При написании простого официального письма-приглашения на встречу важно четко и кратко изложить повестку дня, убедившись, что ваше письмо-приглашение на деловую встречу охватывает всю необходимую информацию.
Запросить RSVP
Вы когда-нибудь отправляли приглашение на встречу в письме, ожидая, что ваш партнер по встрече появится, а потом обнаруживали, что этот человек не планировал присутствовать? Вы можете избежать этой ситуации, добавив опцию RSVP в свое электронное письмо. Чтобы сделать ответ еще проще для получателя, добавьте кнопки подтверждения в нижней части вашего электронного письма и собирайте ваши ответы, как в этом шаблоне приглашения на встречу.
Кнопка RSVP в электронном письме
При подготовке к отправке приглашения на деловую встречу важно четко указать, почему вы хотите, чтобы человек был там, и показать ему, что это важное событие. Хорошо написанное официальное приглашение на встречу может задать правильный тон, подчеркивая важность встречи и побуждая людей быстро отвечать.
Закрытие
Попробуйте заменить закрытие типа «Хорошего дня» на дружескую просьбу , чтобы побудить читателя ответить на ваши письма-приглашения на деловую встречу . Попробуйте добавить строку типа «с нетерпением жду вашего ответа», и люди с большей вероятностью ответят на ваше письмо-приглашение на встречу.
Если у вас есть электронная подпись, то, вероятно, большая часть работы по закрытию уже сделана. Но рассмотрите возможность использования электронной подписи немного более основательным способом.
Да, это может быть немного больше, чем просто текст. Или стильная кнопка CTA с сообщением-приглашением на онлайн-встречу.
Вы можете создать интерактивную подпись электронной почты с кнопкой призыва к действию или баннером с просьбой принять ваше приглашение. Более того, использование хорошо продуманных подписей электронной почты может сделать ваше пригласительное письмо более профессиональным и личным. В редких случаях допустимо дополнять письмо фотографией. Вы можете улучшить изображение с помощью пресетов Lightroom для определенного настроения, если это облегчит восприятие предоставленной информации.