Каждое электронное письмо, будь то начальное сообщение или часть продолжающейся цепочки писем, дает шанс произвести положительное впечатление. Но задумывались ли вы когда-нибудь, как его эффективно закончить? Помимо самого сообщения, то, что вы пишете в самом конце, может говорить о многом. Вы просто использовали стандартное завершение, например «С наилучшими пожеланиями», или вы персонализировали его подписью? Или, может быть, вы вообще пропустили подпись?
Многие заканчивают письмо подписями вроде «С наилучшими пожеланиями», «С уважением» и т. п. И хотя такие подписи распространены, разобраться в различиях в подписях в письмах может быть непросто, особенно если учитывать этикет электронной почты.
В этой статье мы рассмотрим некоторые слова и фразы для завершения, которые абсолютно не подходят для деловых писем. Мы изучим искусство завершения писем и дадим советы по созданию идеального завершения для каждого сценария письма. Вы также увидите несколько замечательных примеров того, как заканчивать свои письма.
К концу курса вы будете готовы написать теплые поздравления, которые выйдут за рамки стандартных заключений и оставят неизгладимое впечатление у каждого получателя.
Что такое подпись по электронной почте?
Каждое отправленное вами электронное письмо, будь то официальное деловое сообщение или дружеская записка другу, может оставить неизгладимое впечатление. Хорошо продуманная фраза закрытия электронного письма (также известная как подпись электронного письма, окончание электронного письма или Ресурс телефонных номеров Кении закрытие электронного письма) играет решающую роль в достижении этого. Подпись электронного письма — это то, что идет в конце вашего электронного письма после основного текста. Обычно она состоит из заключительной фразы и вашего имени после нее. В деловой переписке подпись также включает в себя полную подпись электронного письма.
Зачем вообще нужна подпись в электронной почте?
Этого требует этикет электронной почты. Это просто хорошие манеры — выразить благодарность получателю за его время и внимание, даже если это просто ваше имя и стандартная фраза вроде «С наилучшими пожеланиями».
Людям нужно какое-то завершение. Подобно завершению телефонного звонка, завершение сообщения электронной почты означает его конец. Это дает получателю знать, что теперь его очередь ответить.
Ваш email — это и сообщение, и письмо. Как и подписание физического письма, профессиональные email также требуют формального завершения.
Подпись может служить структура улучшения страниц для оптимизации контента сообщением сама по себе. Дополнительный по своей природе, ваш знак может предоставлять контактные данные, такие как ваш номер телефона, выступая в качестве мини-визитной карточки.
Как полноценная деловая подпись, ваша подпись может также быть полезным маркетинговым инструментом. Например, она может помочь вам увеличить показатель кликабельности или послужить приглашением к взаимодействию с вашим брендом. Наши последние исследования европейские лиды показывают , что включение кликабельных призывов к действию в подписи электронных писем может привести к увеличению показателя кликабельности до 28,2%.
Помните, что ваша подпись в электронном письме является продолжением вашей профессиональной персоны. Стратегически выбрав правильную фразу для закрытия электронного письма и создав профессиональную подпись в электронном письме, вы можете гарантировать, что ваши электронные письма оставят положительное и неизгладимое впечатление, будь то ваше первое электронное письмо коллеге, ответ на заявление о приеме на работу или каждое электронное письмо, которое вы отправляете на рабочем месте.
Но сначала давайте посмотрим, как не следует заканчивать свои сообщения.
Примеры подписей в электронных письмах, которых следует избегать
Хотя есть много способов закончить электронное письмо, определенные фразы и практики могут отвлечь от вашего профессионализма. Вот список фраз завершения и распространенных ошибок, которых следует избегать:
Использование кавычек
Вы могли где-то видеть, что можно закончить свое сообщение цитатой. Не делайте этого. Цитаты, вдохновляющие или нет, могут сбить с толку получателя. Он может неправильно понять ваше первоначальное намерение, что может привести к недопониманию. Или же ваш собеседник может просто не согласиться с цитатой в целом. Вместо этого выберите четкое сообщение.
Крупногабаритные подписи
Не пишите слишком много в конце письма. Одной фразы в конце будет достаточно. Если вы используете подпись в деловой электронной почте, не делайте ее длиннее пяти строк. Почему чтение вашего закрытия должно занимать больше времени, чем человек тратит на прочтение самого письма?
Нет закрытия
Также плохая практика — полностью опускать подпись. Вам следует хотя бы поставить свое имя перед стандартной заключительной фразой. В деловых электронных письмах у вас должна быть профессиональная подпись, которая предоставляет получателям ваши контактные данные или данные о компании.
Единственное исключение для включения закрытия — это текущая цепочка электронных писем, где ваша подпись может быть использована только один раз.
Отправлено с моего iPhone
Лучше избегать этой специфической для Apple подписи, если только вы не хотите, чтобы ваше сообщение было «Кстати, у меня есть iPhone. Мне все еще трудно привыкнуть к его клавиатуре, отсюда и опечатки». Существуют также креативные версии этой подписи, которые могут быть в неофициальных сообщениях. Тем не менее, шутки про отправленные с моего iPhone быстро надоедают и редко бывают интересными для прочтения больше одного раза.
Спасибо / Спасибо
Не используйте сокращения типа “Thx” или “Rgrds” в конце своих писем. Во-первых, для большей ясности вам не составит большого труда написать полные слова типа “thanks” или “regards”. Во-вторых, не все получатели могут понять эти сокращения.
Заботиться
Хотя это кажется совершенно нормальным неформальным завершением, некоторые люди относятся к этому с подозрением. Для некоторых это может звучать так, как будто вы предупреждаете их о чем-то плохом, что должно произойти. Выберите более позитивное завершение, например «Хорошего дня» или разговорный тон, например «Лучше всего», в зависимости от ситуации.
С нетерпением жду Вашего ответа
Хотя это завершение считается классическим, в определенных контекстах оно может показаться формальным или даже требовательным. Для некоторых это может даже показаться угрожающим, как будто вы говорите: «Тебе лучше написать мне поскорее, иначе…»
Для неформального или разговорного тона рассмотрите более персонализированную подпись.
Искренне Ваш и с уважением
Такое завершение звучит как фальшь. Они могут больше подойти для личных писем друзьям или семье. Вы можете использовать их с любимым человеком во время медового месяца, но только если это не будет неловко для вас обоих.
С уважением
Эта подпись считается уместной только в переписке с государственными служащими. Вам следует избегать ее, если только вы не пишете электронное письмо президенту.
Желаю вам благословенного дня.
Избегайте религиозного тона в деловом общении и даже в электронных письмах коллегам, если вы хорошо не знаете их предпочтений.
Смайлик
Если вы когда-нибудь задумывались о том, чтобы поставить смайлик или любой другой эмодзи в конце вашего электронного письма, вам следует подумать дважды. Эмодзи могут быть неправильно поняты, и их лучше приберечь для неформальных шуток или писем близким друзьям.
Существуют десятки способов подписать электронное письмо. Перед тем как выбрать один из них, вы всегда должны подумать, подходит ли он в данной конкретной ситуации и понимает ли его получатель так же, как вы. Если вы не уверены, то выберите одно из универсальных завершений, описанных в следующих параграфах. Мы также рассмотрим подходящие персонализированные завершения электронных писем для различных ситуаций, включая электронные письма коллегам, неформальные тона, праздничные поздравления (в праздничный сезон), поиск работы и электронные письма друзьям.